Sisene
|
Avaliku sektori asjaajamise koordineerimisest
Liivi Karpi¨t¨enko, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunik
20.04.2012
Käesoleva, 2012. aasta algusest koordineerib avaliku sektori asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengut Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium.
Ülesanne anti ministeeriumile, et siduda see infoühiskonna teenuste arendamise koordineerimisega, mida korraldab 2011. aasta novembris loodud vastav osakond. Ühtne koordineerimine võimaldab avaliku sektori menetlusprotsesse efektiivsemaks ja avalikke teenuseid seeläbi kliendikesksemaks muuta.
Eelmisel kümnendil oli dokumendihalduse ja arhiivinduse valdkonna üldkoordineerijaks Riigikantselei, kelle valitsemisalas asus Rahvusarhiiv. Tegevuse põhieesmärgiks oli tagada dokumentide nõuetekohane haldus ja säilimine ka muutunud, elektroonilise keskkonna tingimustes.
Riigikantselei koordineerimisel juurutati elektrooniline dokumendihaldus sisuliselt kogu avalikus sektoris ning käivitati X-tee dokumendivahetusteenus DVK. Arhiiviväärtusega digitaaldokumentide säilitamiseks loodi Rahvusarhiivis digiarhiiv ja arhiiviväärtuseta digitaaldokumentide jaoks säilitusteenus. Võeti vastu uus arhiiviseadus, mis arvestab muutunud olusid. Selle aasta algusest jätkab Rahvusarhiiv Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas, keskendudes eelkõige arhiiviväärtusega materjali väljaselgitamisele, kogumisele ja säilitamisele ning vähem asutuste asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamise küsimustele.
Avaliku sektori asjaajamise ees seisavad nüüd järgmised ülesanded. Endiselt kehtivad Vabariigi Valitsuse määruses „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ (AÜA) sätestatud põhimõtted, et asjaajamine peab: 1) tagama asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise piisava dokumenteerituse, 2) tagama dokumentide ja nende tõendusväärtuse säilimise vajaliku tähtaja jooksul ning 3) aitama kaasa asutuse töö efektiivsusele ja isikute ladusale teenindamisele. Rõhuasetus on nüüdsest aga teine ja asjaajamise roll töö efektiivsuse ja ladusa teeninduse tagamisel senisest olulisem. Tähelepanu keskmes on eelkõige inimene – kodanik, ettevõtja, nn kolmanda sektori esindaja –, kelle huvides avalik sektor tegutseb ja keda ta teenindab. Inimeste rahuloluks on ühevõrra oluline nii pädev ja hästikorraldatud klienditeenindus (front office) kui ka tõhusalt ja märkamatult toimiv „tagatuba“ (back office) ehk siis asjaajamine ja dokumendihaldus.
Asjaajamise ja dokumendihalduse arengu koordineerimine toimub vastavalt AÜA paragrahvis 542 kirjeldatud nn koordineerimispüramiidile.
Üldkoordineerija Majandus ja Kommunikatsiooniministeerium kavandab tegevused ja annab juhised, mis valmistatakse ette koostöös ministeeriumi juures tegutseva dokumendihaldusnõukoguga. Nõukogusse kuuluvad püramiidi järgmise tasandi koordineerijate – ministeeriumite, sh kohalike omavalitsuste arengut koordineeriva Siseministeeriumi – ning dokumendihaldusega seotud valdkondade esindajad. Koordineerimispüramiidi alumistel tasanditel on ministeeriumite haldusala ja kohalike omavalitsuste asutused ning nende allasutused. Koostööd tehakse ka põhitegevuslike institutsioonidega. Kogu avalik sektor peab arenema ühtse tervikuna.
Et koordineerimistegevus oleks tulemuslik, peab püramiidis toimuma liikumine mõlemal suunal. Tegevuskavad, juhised ja nende rakendusplaanid rakendatakse ülalt alla, need ei saa aga olla sündinud n-ö kabinetivaikuses. Statistilised ja analüüsiandmed, ettepanekud ja tagasiside peavad omakorda liikuma mööda koordineerimistasandeid alt üles. Nagu öeldud, on esmatähtis isikute rahulolu ning seega tuleb kaasata ka avaliku sektori väliseid huvigruppe. Kuna Dokumendihaldurite Ühing oli heaks koostööpartneriks juba Riigikantseleile, loodab ministeerium ka ühingu jätkuvale panusele.
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi tegevusega saab end kursis hoida veebilehel http://www.mkm.ee/avaliku-sektori-dokumendihaldus/ Vasakmenüü kaudu pääseb alamteemadeni, sealhulgas dokumendihaldusnõukogu tööplaani ja otsusteni, arvamusküsitlusele pandud dokumentide kavanditeni ja vastuvõetud juhisteni.
***
Infopäev "Digitaaldokumentide säilitamine avalikus sektoris"Refereeris Mirje Sepp, 12.12.2011, http://www.ria.ee/tark-e-riik-2011
15.11.2011 toimus "Tark e-riik" programmi raames infopäev, mille
eesmärgiks oli anda ülevaade digitaaldokumentide arhiveerimise
põhimõtetest ja võimalustest Eestis, samuti 2012. a muutuvast
arhiivinduslikust seadusandlusest ja tutvustada Rahvusarhiivi
digitaalarhiivi süsteeme ning digitaalseks arhiveerimiseks mõeldud
tarkvara. Kõigil, kel ei olnud võimalik infopäeval osaleda, saavad
tutvuda esinejate slaididega ja ettekannete videosalvestustega.
***
E-arvete infopäevad
Refereeris Mirje Sepp, 12.12.2011, http://www.ria.ee/tark-e-riik-2011 „Tark e-riik“ programmi raames toimusid 24. augustil ja 25. oktoobril
e-arvete infopäevad. Infopäevadel tutvustati ettevõtlusele kasulikku
e-arvet ja selle lihtsaid saatmis- ning kasutamisviise. Lisaks
räägitakse infopäeval riigi tänaselt vaatepunktilt e-arvete
juurutamisest. Arutleti teemadel, mis on ja mis ei ole e-arve, kas
lähitulevikus riigiasutustele arvete esitamisel on e-arve kasutamine
möödapääsmatu, kas e-arvete kasutamine on kulu või tulu, kas ja kuidas
e-arvete kasutamine võib mõjutada juhtimisotsuste tegemist ja kuidas
e-arveid kasutama hakata. Kes ise infopäeval ei osalenud, saab tutvuda
nende linkide kaudu nii esinejate slaididega kui ettekannete salvestustega.
***
Dokumendihalduse konverents Brüsselis
12-14. detsembril toimub järjekordne DLM Forumi poolt korraldatav suur dokumendihalduse konverents, millest on oodatud osa võtma kõik dokumendihaldusest ja arhiivindusest huvitatud isikud Euroopast ja mujalt maailmast. Üritus toimub iga kolme aasta tagant ning kindlasti on selle konverentsi näol tegu ühe suurema dokumendihalduse üritusega Euroopas. Sel korral on konverentsi toimumiskohaks Brüssel, eelmise samalaadse konverentsi võõrustajaks oli Toulouse. Toulouse konverentsi ettekanded on leitavad DLM Forumi veebilehel.
Tänaseks on selgunud ka konverentsi programm, kus esinejate hulgas on Kuldar Aas, Veiko Berendsen ja Raivo Ruusalepp Eestist.
***
Arhiivieeskirja kavand
2012. aasta alul saab jõu sisse uus arhiiviseadus, mille oluliseimaks rakendusaktiks on arhiivieeskiri. Saadan manuses uue eeskirja kavandi, mille valmistas ette töörühm Rahvusarhiivi ja Tallinna Linnaarhiivi kolleege. Kuna eeskiri saab mõjutama paljude nende tööd, kes arhiivindusega otse või kaude kokku puutuvad, siis kutsun üles seda lugema, selle üle mõtlema ja seda kommenteerima.
Uus arhiivieeskiri peab kavade kohaselt kinnituma 1. jaanuarist. See tähendab, et koos seletuskirjaga peab eelnõu mõõdus tekst valmis olema juba septembris. Hetkel on niisiis see õigem aeg teha sellesse mistahes muudatusi.
Uue eeskirja seletuskiri on lähiaja töö ning hetkel seda veel pole. Siiski on seletuskirja asemel kasutatavad seletavad joonealused märkused. Ka on puudu paar eeskirja tehnilisemat laadi lisa, mis ei tohiks eeskirja mõistmisele kuidagimoodi mõjuda.
Palun kommentaare ja ettepanekuid sellele kavandile hiljemalt 22. augustiks. Hea on, kui kasutate selleks tabelit kavandi ees. Tagasiside palun saata meilile: eeskiri@ra.ee.
Hääd tutvumist!
(töörühma nimel)
Hanno Vares
arendusbüroo nõunik
Rahvusarhiiv
7387 540
Arhiivieeskirja kavand
***
Dokumendihalduri kutset tutvustab nüüd ka Rajaleidja
28.05.2011
Alates käesoleva aasta aprillist leiab portaalist Rajaleidja dokumendihalduri kutseala- ning ametikirjelduse. Rajaleidja on portaal, mis kajastab nii noorele kui ka täiskasvanule vajalikku haridus- ja tööalast infot ning mida haldab ja arendab SA Innove karjääriteenuste arenduskeskus. Dokumendihalduri kutseala- ning ametikirjelduse ilmumine Rajaleidjas on sammuke edasi kutse tutvustamisel ja populariseerimisel ning loodetavasti tekitab see amet huvi nii õpihimulistes noortes kui täiskasvanutes. Enne karjääri- või õpingute planeerimist saab testida ka dokumendihalduri ameti tundmist. Kirjeldused ning küsimustiku koostasid Teele Kurm, Lea Baumann ja Merle Vaab ning kirjeldusi illustreerivad fotod meie tublidest dokumendihalduritest, kelleks on Katrin Leemet, Siim Kanep, Regina Lapp ja Lembe Lahtmaa.
Kirjeldused ja küsimustiku leiab siit:
***
Euroopa näidisnõuete MoReq2 eestikeelne tõlge
13.04.2011
Riigikantselei avaldas "Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete" (Model Requirements for the Management of Electronic Records) ajakohastatud ja laiendatud versiooni MoReq2 eestikeelse tõlke vastavalt Euroopa Komisjoniga sõlmitud litsentsilepingule. Tõlkele on lisatud juhis "Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eestis (Eesti "nullpeatükk" MoReq2-le)". Selles selgitatakse mõnedes tõlkes kasutatud terminite valikut ning kirjeldatakse riigi õigusaktidest ja regulatiivaktidest tulenevaid nõudeid ja teisi riigisiseseid erisusi. "Nullpeatükk" kuulub tõlkimisele inglise keelde ning tõlgitud tekst valideerimisele MoReq-i juhtkomitee (MoReq Covernance Board) poolt. Valideerimine viiakse eeldatavasti läbi 2011. a. mais-juunis. Tõlge ja valideerimata "nullpeatükk" on kättesaadavad kolmes erivormingus: DOC, PDF ja ODT.
http://valitsus.ee/et/riigikantselei/dokumendihaldus/dokumendihalduse-uudised-ja-teated/31812/euroopa-naidisnouete-moreq2-eestikeelne-tolge
***
Käimas on avaliku halduse dokumenditöö tõhususe uuring
Monika Saarmann, DHÜ liige
06.03.2011
Avalikus halduses on eriti oluline tegevuste ja otsuste dokumenteerimine. Seejuures on oluline roll paljudel infosüsteemidel, mis võimaldavad asutustel informatsiooni dokumenteerida ja menetleda.
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ning Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus on tegemas uuringut, mille eesmärk on koondada ülevaade avaliku halduse dokumenditöö kohta. Vaadeldakse, kuidas kasutatakse asutuse töös digitaaldokumente, digitaalallkirja, e-arveid, dokumenditöö seotust e-teenuste osutamisega hankedokumentide menetlemist jms. Hetkeolukorra ja probleemide kaardistamise vajadus tuleneb riigi programmist "Avalike teenuste, sh infoteenuste arendamine". 2008. aasta sügisel eraldati taotlusvooru "Dokumendihaldussüsteemide kaasajastamine üleminekuks asutuste vahelisele paberivabale asjaajamisele" tegemiseks 50 miljonit krooni. Käesolev uuring on struktuurivahendite kasutamise seire üks osa. Sihtgrupid on nii ministeeriumid, nende hallatavad asutused, maavalitsused, kohalikud omavalitsused jt avaliku haldusega seotud organisatsioonid. Uuring tehakse EL struktuurifondide programmi "Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine" raames ning Euroopa Regionaalarengu Fondi rahastamisel.
Uuringu tulemused võimaldavad kindlaks teha, milline on infosüsteemide hetkeolukord, paremini kavandada riigi infoühiskonna arengusuundi ning fookustatult suunata nii SFi kui ka riigi omavahendite kasutamist tagamaks avaliku halduse tõhusust. Uuring ja selle tulemuste analüüs tehakse 2011. aasta esimese poolaasta jooksul.
***
Uus arhiiviseadus arvamusringil
16.06.2010
Siit leiate uue arhiiviseaduse eelnõu koos seaduse tausta selgitava kaaskirjaga. Viimases on ära toodud uue arhiiviseaduse ettevalmistamise ajakava, koostajate ring ning seaduse sisuliste aspektide lühikirjeldus. Lisaks leidub rida kommentaare joonealuse viitena eelnõu tekstis.
***
Kutsume kõiki DHÜ liikmeid osalema testimises. Kasutajasõbralikkus dokumendihaldussüsteemides.
Gerli Reinsalu, Tallinna Ülikooli dokumendihalduse eriala magistrant
13.04.2010
Albert Einstein on öelnud, et kõik tuleb teha nii lihtsaks kui võimalik, aga mitte lihtsamaks.
Kasutajasõbralikkus (ing k usability), eesti keeles on kasutusel ka terminid kasutajamugavus, kasutatavus, tähendab kasutajate eripärasuste ja vajaduste arvestamist ning arusaamist sellest, kuidas nad toodet kasutavad või kasutama hakkavad. Selle olulisusest räägitakse enamasti veebide kontekstis. Teema aktuaalsust näitab ka suur võõrkeelse erialakirjanduse maht. Eesti keeles annab hea ülevaate Trinidad Consulting OÜ koostatud uuring "Kasutajakeskse veebi lehekülgede disain. Uuring ja järeldused", mida saab huvi korral lugeda aadressilt http://www.riso.ee/et/infoyhiskond/uuringud.
Kasutajasõbralik käsitlusviis lihtsustab kasutajal tarkvara omaksvõttu. Kes sooviks kasutada tarkvara, mis ei võimalda eesmärke teostada kiirelt, intuitiivselt ja kergelt? Kui päevas kulub palju kordi vajaminevale liigutusele neli-viis klikki, vajalikku infot tuleb otsida katse-eksituse meetodil. Me ei saa aru, mida peaks järgmisena tegema. Kasutusjuhendid on mahukad ja keerukalt sõnastatud, puuduvad selgitavad näited. Seetõttu ei saa tarkvara kasutatavust tagada vaid selle tehnilist kvaliteeti kindlustades, vaid arvestada tuleb ka sellega, kuidas kasutajad mõtlevad ja tunnetavad keskkonda.
Olles TLÜ dokumendihalduse eriala magistrant, tekkis mul huvi, kui lihtsad ja intuitiivsused on dokumendihaldussüsteemide kasutamise võimalused. Sellest tulenevalt on minu magistritöö eesmärgiks selgitada välja, kui kasutajasõbralikud on dokumendihaldussüsteemid. Süsteemide testimine toimub TLÜ Dokumendihalduse demokeskkonnas oleva kolme tarkvara Amphora, Postipoisi ja Webdesktopi põhjal. Testimine koosneb igale süsteemile ette antud viiest testülesannete moodulist ja küsimustikust üldise hinnangu andmiseks. Pärast iga mooduli sooritamist tuleb hinnata testülesande sooritamise lihtsust või keerukust, märkida, millise testülesande sooritamisel tekkis probleeme, kirjeldada probleemi olemust ja abi saamist kasutusjuhendist. Testimisele kuluv aeg sõltub testija enda kogemusest süsteemide kasutamisel. Kuna ülesanded hõlmavad nii administraatori kui ka tavakasutaja tegevusi, kutsun kõiki DHÜ liikmeid osalema testimises, et anda oma panus dokumendihaldussüsteemide võimaluste kasutajasõbralikumaks muutmisel. Testimises osalemiseks ei ole tähtis, kas ja millisel määral on varem neid süsteeme kasutatud või õpitud, kuna eesmärgiks on saada tagasisidet erineva kogemuste ja oskustega kasutajatelt. Soovi korral palun ühendust võtta kuni 25. aprillini e-kirja teel gerli007@gmail.com või telefonitsi 51 84 112.
*** Dokumendihalduse ühing Suurbritannias korraldab märtsikuus juba traditsiooniks saanud konverentsi
12.03.2010
Inglismaal tegutseb 1983. aastast ühing Records Management Society, mis koondab inimesi, kes tegelevad info- ja dokumendihaldusega, olenemata nende kvalifikatsioonist, ametikohast või positsioonist organisatsioonis. Samuti kuuluvad nende ridadesse isikud või ettevõtted, kes arendavad dokumendi- ja infohaldusega seotud süsteeme ja kes pakuvad valdkonna teenuseid.
Juba kolmeteistkümnendat korda viivad nad läbi iga-aastast konverentsi, mis sel aastal toimub Manchesteris, ajavahemikul 21-23 märts. Konverentsi pealkirjaks on Springboard ehk eesti keeles hüppelaud. Täpsema info selle aasta konverentsi ja varasemate konverentside kohta leiad: http://www.rms-gb.org.uk/conference
*** Suurepärane võimalus õppida Moreq2 autori juhendamisel
18.02.2010
Moreq2 on Euroopas avalikke arhiive ühendava organisatsiooni DLM Forumi eestvedamisel ja Euroopa Komisjoni toetusel välja töötatud standard, mis sisaldab elektroonilisele dokumendihalduse süsteemile esitatavaid üldnõudeid.
Moreq2 on eelkõige mõeldud kasutamiseks Euroopas, kuid leidnud laia kasutust ülemaailmselt. Seetõttu on tuntud rahvusvaheline infohalduse alaste koolituste ja uuringutega tegelev organisatsioon AIIM (Association for Information and Image Management) tulnud välja uue Moreq2 koolitusprogrammiga, mille on välja töötanud konsultatsioonifirma Inforesight Limited Marc Fresko juhtimisel. Marc Fresko osales Moreq2 väljatöötamisel projektijuhi ja põhiautorina. Programm on saadaval nii veebiõppena kui ka privaatse klassikoolitusena. Koolitus on eeskätt mõeldud dokumendihaldussüsteemi juurutusprojektis osalejatele, dokumendihalduritele ja süsteemi arendajatele, kes vastutavad süsteemi nõuetekohasuse eest.
Täpsema info Moreq2 koolitusprogrammi kohta leiad:
http://www.aiim.org/Education/CourseDetail.aspx?courseid=394
|
|
