Teabehaldus on kujunenud välja dokumendihalduse traditsioonidest ning arenenud vastuseks digitaalse ühiskonna muutuvatele vajadustele. Selle eesmärk on tagada, et organisatsioonis oleks info korrastatud, usaldusväärne ja pikaajaliselt säilitatav – sõltumata selle vormist või muutumise kiirusest.
See on teadlik ja süsteemne lähenemine kogu organisatsiooni infotööle, hõlmates kõiki etappe alates andmete või dokumentide loomisest ja vastuvõtmisest kuni nende kasutamise, säilitamise ja hävitamiseni. Teabehalduse alla kuuluvad nii dokumendid, digitaalsed kirjed, andmebaasid, metaandmed, protsessilogid kui ka organisatsioonis tekivad teadmised.
Lõppeesmärk on tagada, et kogu info oleks kogu elukaare vältel usaldusväärselt talletatud, kergesti leitav, terviklik ja kättesaadav.
Selle valdkonna juured ulatuvad traditsioonilisse dokumendihaldusse, mille keskmes oli dokumentide elutsükli korraldamine: loomine ja registreerimine, kirjade ning toimikute liikumine, säilitustähtaegade järgimine ja korrektne arhiveerimine. Algupäraselt keskendus dokumendihaldus paberil dokumentide korrastamisele, et tagada nende säilimine ja kättesaadavus arhiiviväärtusega teabena.
Digitaalse info plahvatuslik kasv tõi kaasa olukorra, kus dokument jäi vaid üheks osaks laiemast infoökosüsteemist. Organisatsioonides hakkasid tekkima:
– e-kirjad ja failiserverid,
– andmebaasid ja metaandmed,
– digitaalsed kirjed,
– infosüsteemides tekkiv ärikriitiline info,
– protsessilogid ja süsteemne teadmiste kogunemine.
Nii kasvas dokumendikesksest vaatenurgast välja teabehaldus, mis tegeleb kogu organisatsiooni infovaradega tervikuna – mitte ainult dokumentidega. Teabehaldus toetub dokumendihalduse põhimõtetele, kuid laiendab neid digitaalse keskkonna, andmehalduse ja infoarhitektuuri suunal.
Tänapäevane teabehaldus tagab, et:
– teave on usaldusväärne, ajakohane ja terviklik;
– teave on leitav ja taaskasutatav, sõltumata vormist või asukohast;
– teabe elukaart juhitakse kooskõlas õigusaktide ja organisatsiooni põhimõtetega;
– infovarad on kaitstud ning juurdepääs on läbimõeldult korraldatud;
– organisatsiooni teadmus ei kao töötajate või süsteemide vahetumisega.
Teabehalduri tööd kirjeldab kutsestandard, mille peamisteks kompetentsideks on teabehalduse põhimõtete rakendamine ning dokumentide ja infovarade haldamine. Need kolm kompetentsi loovad ühtse raamistiku, milles teabehalduri ülesanne on hoolitseda, et:
– teave oleks süsteemselt liigitatud;
– metaandmed tagaksid leidmise ja toimikute loetavuse;
– infovarad oleksid määratletud ja nende elukaart saaks juhtida;
– teabe kasutamine ja säilitamine vastaks kehtivatele nõuetele;
– ning et organisatsioonil kujuneks teadlik ja ühtne teabehalduse kultuur.
Nii dokumentide kui ka infovarade haldamine on osa samast tervikust, mille eesmärk on organisatsiooni info kvaliteet, toimivus ja pikaajalisus.
Teabehalduse põhivaldkonnad
– Teabe loomine ja vastuvõtt – registreerimine, metaandmete lisamine, ühtsed protsessid.
– Liigitamine ja korrastamine – dokumendiliigid, infovarade kirjeldused, terminoloogia ühtlustamine.
– Digitaalne teabehaldus – infosüsteemid, töövood, integratsioonid, andmekvaliteet.
– Ligipääsu korraldamine – õiguste haldus ja info liigitus.
– Säilitamine ja arhiveerimine – digitaalse säilitamise põhimõtted, arhivaalide üleandmine.
– Elukaare lõpetamine – nõuetekohane hävitamine või arhiveerimine.
Dokumendihalduse ajalugu
Esimesed teadaolevad dokumentide registrid koostati 13. sajandil Itaalias, kus dokumente märgistati erinevate indeksitega. Algelised dokumentide nimistud tekkisid 1313. aastal Inglismaal. 16.–17. sajandil hakkas tekkima koloniaalsüsteem, mis tõi kaasa oma dokumendiloome ja spetsiaalsete arhiivide asutamise.
Venemaa tsaaririigis töötati asjaajamise ühtsed alused välja 1720. aastal. Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, mil kehtima hakkas registriraamat, kuhu registreeriti sissetulevad ja väljaminevad kirjad. Kasutati ka andmeraamatuid ehk tänapäevaselt nimetatuna andmekogusid. Ühe asja kohta käivad dokumendid registreeriti sama numbri all.
Dokumendihaldus kui distsipliin arenes välja 20. sajandil kantseleitöö tõhustamise programmidest ja vanemast distsipliinist – arhiivindusest. 20. sajandi keskpaigaks olid dokumendihaldurid palgatud avaliku sektori arhiiviinstitutsioonide poolt, eesmärgiga kontrollida "kaasaegsete dokumentide" sissevoolu ajaloolistesse arhiividesse.
Dokumendihaldus hõlmas dokumentide haldamist sõltumata nende east, rahuldades nii avaliku kui ka erasektori dokumentide organisatsioonilisi vajadusi ja teenides kogu ühiskonna huve.